Votre salon a lieu dans quelques semaines et vous vous demandez s'il est encore temps de mettre en place un plan de salon interactif. Un budget s'est peut-être libéré, un sponsor demande plus de visibilité, ou l'an dernier plusieurs exposants se sont plaints que personne ne trouvait leur stand.
Bonne nouvelle : oui, c'est encore possible. La mise en place est rapide et la première version du plan peut être prête en 5 à 10 jours ouvrés. Ce qui fait la différence, ce n'est pas le temps qui reste, mais d'avoir les choses claires dès le premier jour.
Ce que vous devez nous envoyer
Trois éléments, dans le format que vous avez déjà :
- Le plan du site avec l'implantation des stands (PDF, AutoCAD).
- La liste des exposants sous Excel, avec leur numéro de stand.
- Le programme des conférences ou animations, avec salle, jour et heure.
Si le temps presse, n'attendez pas d'avoir un fichier Excel parfait. Commencez par le nom, le stand et la catégorie. Les descriptions, produits et logos peuvent être ajoutés ensuite : les modifications sont incluses jusqu'au dernier jour.
Un planning réaliste
- Semaine 1. Vous envoyez le plan, le fichier Excel et le programme. Nous montons la première version.
- Semaine 2. Vous relisez le plan et nous indiquez les corrections. Vous le publiez sur le site de l'événement.
- Semaines suivantes. Mise à jour hebdomadaire au fil des confirmations de stands et de sessions.
- 4 derniers jours. Mise à jour quotidienne pour intégrer les changements de dernière minute.
- Pendant le salon. Support pendant toute la durée de l'événement.
Faire en sorte que vos visiteurs l'utilisent
Avec peu de temps, la communication compte autant que le plan. Trois actions efficaces :
- Un lien bien visible sur la page d'accueil du site de l'événement.
- Une mention dans les e-mails de confirmation et dans le dernier rappel envoyé aux visiteurs.
- Des QR codes à l'entrée, aux croisements d'allées et à l'accueil.
Vous pouvez encore en tirer un bénéfice commercial
Même si les stands sont déjà vendus, vous pouvez proposer à vos sponsors et exposants un nouvel espace : des bannières rotatives et des stands mis en avant avec leur logo dans le plan. C'est une vente rapide auprès de clients qui vous font déjà confiance, et elle peut vous aider à couvrir le coût du plan.
Notre façon de travailler chez Apps&Maps
Chez Apps&Maps, nous sommes partenaires technologiques des organisateurs de salons et de congrès. Vous nous envoyez le plan, la liste des exposants et le programme. Nous intégrons tout et vous accompagnons jusqu'au dernier jour de l'événement, avec un rapport de statistiques à la fin.
Nous suivons chaque événement de près, c'est pourquoi nous travaillons sur un nombre limité de salons à la fois. Si votre salon approche, contactez-nous dès que possible pour vérifier nos disponibilités.